Adatkezelési tájékoztató

A ParkolóFoglaló rendszer többcéges működésre készült. Az adott parkolóhelyet biztosító cég a saját felhasználói, rendszámai és foglalásai tekintetében jellemzően adatkezelőként jár el. A rendszert üzemeltető szolgáltató az adott szerződéses konstrukció szerint adatfeldolgozóként működhet.

Az éles adatkezelő pontos neve, székhelye, elérhetősége, adatvédelmi tisztviselője vagy adatvédelmi kapcsolattartója az adott tenant/cég saját tájékoztatójában vagy belső szabályzatában kerül véglegesítésre.

A rendszer működéséhez az alábbi adatkategóriák kezelése szükséges:

• felhasználói azonosító adatok: név, céges e-mail cím, mobiltelefonszám;
• belépési és biztonsági adatok: jelszó hash, security stamp, sikertelen belépési próbálkozások, lockout állapot;
• járműadatok: rendszám, elektromos autó jelölés, motorkerékpár jelölés, alapértelmezett jármű jelölés;
• foglalási adatok: helyszín, parkolóhely, érkezési és távozási időpont, foglalás státusza, lemondás vagy lezárás adatai;
• adminisztratív adatok: jóváhagyás, elutasítás, szerepkörök, recepciós és céges adminisztrátori műveletek;
• értesítési adatok: e-mail kiküldési sor, címzett e-mail cím, sablonkulcs, küldési státusz, hibaüzenet;
• technikai és audit adatok: IP-cím, UserAgent, correlation id, művelet ideje, módosított entitás azonosítója.

• felhasználói regisztráció és céges e-mail domain alapján történő cégbesorolás;
• e-mail megerősítés és adminisztrátori jóváhagyás kezelése;
• parkolóhely-foglalás létrehozása, automatikus helyosztás és foglalási előzmények kezelése;
• rendszám alapján történő recepciós vagy adminisztratív visszakeresés;
• parkolási idő előtti befejezése, lemondás és automatikus lezárás kezelése;
• rendszerüzenetek és e-mail értesítések kiküldése;
• jogosultságkezelés, auditálás, visszaélések megelőzése és rendszerbiztonság;
• üzemeltetési hibakeresés és technikai naplózás.

A rendszerben kezelt adatok jogalapja az adott cég és az érintett közötti parkolási, munkáltatói, belső szabályzati vagy szolgáltatási jogviszonytól függhet. A tipikus jogalapok:

• szerződés teljesítése vagy szerződéskötést megelőző lépések: parkolóhely-foglalás, foglalási visszaigazolás, foglalás lemondása;
• jogos érdek: parkoló rendjének fenntartása, rendszám alapú ellenőrzés, visszaélések megelőzése, audit és informatikai biztonság;
• jogi kötelezettség teljesítése: hatósági megkeresés, jogszabályon alapuló megőrzési vagy bizonyítási kötelezettség;
• hozzájárulás: kizárólag olyan opcionális funkcióknál, amelyek nem szükségesek a parkolófoglalási szolgáltatás működéséhez.

A regisztrációs checkbox a jelen rendszerben nem marketinghozzájárulás, hanem annak jelzése, hogy a felhasználó az adatkezelési tájékoztatót megismerte.

Az adatmegőrzési idők cégenként eltérhetnek, és az Adminisztráció / Adatmegőrzés felületen tenant-szinten konfigurálhatók. A rendszer alapértelmezett irányai:

• e-mail törzsadatok: sikeres kiküldés után rövid ideig, alapértelmezés szerint 7 napig;
• foglalási előzmények személyes adattartalma: alapértelmezés szerint 2 év után személytelenítés;
• technikai logfájlok: alapértelmezés szerint legfeljebb 180 napos üzemeltetési retention;
• audit napló: append-only üzleti napló, amelybe alapértelmezetten csak személyes adatot nem vagy csak minimális mértékben tartalmazó audit adattartalom kerül.

A törléshez való jog és az üzleti/audit megőrzési kötelezettség összeütközése esetén a rendszer személytelenítést alkalmazhat: a foglalási statisztika vagy audit célú rekord megmaradhat, de a közvetlenül azonosító személyes adatok törlésre vagy technikai anonim értékre cserére kerülnek.

• a felhasználó a saját adataihoz és saját foglalásaihoz;
• a saját cég CompanyAdmin felhasználója a cégéhez tartozó adminisztratív adatokhoz;
• a Reception szerepkör a saját cég aktuális és mai parkolási adataihoz;
• a SuperAdmin explicit cégválasztás után üzemeltetési és támogatási célból;
• a szerződött üzemeltető, tárhelyszolgáltató vagy e-mail szolgáltató a szükséges adatfeldolgozói feladatok erejéig.

A rendszer tenant-szűrést alkalmaz: egy cég felhasználói, adminisztrátorai és recepciósai nem láthatják más cég adatait.

Az érintett a GDPR alapján többek között kérheti:

• a személyes adataihoz való hozzáférést;
• pontatlan adatok helyesbítését;
• az adatkezelés korlátozását;
• adatainak törlését, ha annak jogszabályi vagy jogos megőrzési akadálya nincs;
• tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen;
• bizonyos esetekben kérheti az adathordozhatóságot.

A kérelmeket az adott adatkezelő cég vagy annak kijelölt adatvédelmi kapcsolattartója kezeli. A végleges kapcsolattartási adatokat az éles adatkezelési tájékoztatónak kell tartalmaznia.

Az érintett panasszal fordulhat az adatkezelőhöz, az adatvédelmi tisztviselőhöz vagy adatvédelmi kapcsolattartóhoz. Eredménytelen panasz esetén az érintett a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulhat, illetve bírósági jogorvoslatot vehet igénybe.

Hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., web: naih.hu.

A rendszer az első kiadásban kizárólag a működéshez szükséges sütiket és böngészőben tárolt technikai azonosítókat használ. Ezek nélkül a belépés, a munkamenet-kezelés, az űrlapok védelme vagy a süti tájékoztató tudomásulvételének megjegyzése nem működne megfelelően.

A rendszer jelenleg nem használ analitikai, marketing vagy harmadik féltől származó nyomkövető sütiket. Emiatt a működéshez szükséges sütikhez nem külön hozzájárulási panel, hanem tájékoztató és tudomásulvételi banner tartozik.

Ha a rendszer később analitikai, marketing vagy más nem feltétlenül szükséges sütiket vezet be, ahhoz külön hozzájárulás-kezelés és frissített tájékoztató szükséges.

A rendszer automatikus parkolóhely-kiosztást végez az előre rögzített üzleti szabályok alapján, például elektromos, motoros, fixált vagy normál helyek figyelembevételével. Ez nem profilalkotási célú, személyes jellemzőket értékelő automatizált döntéshozatal, hanem a felhasználó által megadott foglalási igény és járműtípus alapján működő kiosztási szabály.